ハイブリッド型オンライン理事会を活用!ザ・パークハウス横浜新子安ガーデンの導入事例

いま注目のオンライン理事会。以前からITツールを使いこなしていたザ・パークハウス横浜新子安ガーデン管理組合でも、この春からリアル参加もオンライン参加もできるハイブリッド型オンライン理事会を活用しています。そのメリットや課題についてお話を伺いました。

春から始まったハイブリッド型オンライン理事会

ザ・パークハウス横浜新子安ガーデン管理組合の皆さん。牧野副理事長(写真上左)、石川理事長(写真上中央)、岡上副理事長(写真上右)、野邨副理事長(写真下左)、今井理事(写真下右)にお話を伺いました。

ザ・パークハウス横浜新子安ガーデンは、管理組合と住民が管理組合専用グループウェア「Mcloud」を活用し、公式ホームページからの情報発信も行っている、「ITに強い」マンションです。コロナ禍に、オンライン理事会を導入したのは自然な流れだったのかもしれません。

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石川理事長

春先にコロナ禍で理事会を中止するかどうかという話になったときに、やはり理事会で協議したい議題があるので開催したいという希望があり、じゃあ、どうやってやろう?テレビ会議かな?ということで3〜4月位からオンライン理事会を開催することになりました。

野邨副理事長

Zoomを選んだのは、無料だったし気軽に始められるところでした。Zoomの使い方は、設定書をファイルにまとめて、理事に共有しました。オンライン理事会開催の何日か前に、集会室で接続テストを行って、希望者にはそこで試してもらうことで使ったことのない人の不安を解消しました。

Zoom(ズーム)※外部サイト
※オンラインミーティングを行うためのウェブ会議ツール。

石川理事長

初回は、全19人の理事のうち、半分はリモート参加でした。理事長である私や副理事、主に議題を多く説明する必要がある人は集会室から参加するという、オンラインとリアル参加のハイブリッド型で進めています。

【ザ・パークハウス横浜新子安ガーデンのハイブリッド型オンライン会議の概要】
・オンライン参加、集会室でのリアル参加のバイブリッド型。
・理事には、理事会資料を紙で事前配付。理事会では資料を見ながら決議だけを行う仕組み。
・オンライン理事会実施にあたって、まだ管理規約は変更せず、暫定的な運用。来年1月の総会で管理規約変更予定。
・広報誌でもオンライン理事会を実施していることは住民に共有済み。
・コロナ禍が終わっても、このかたちでオンライン理事会を併用して続けていく予定。

リアル参加理事を交えたオンライン会議の様子。プロジェクタ、ノートパソコン、会議用マイクスピーカーを用意。会議用マイクスピーカーは、全指向性マイクによって全方向から複数の声を拾ってくれるので、会話が聞こえやすくなります。

野邨副理事長

初回は、集会室の声が聞こえにくかったり、オンライン参加だと議論にうまく入れなかったりと課題はありました。音声は、その後会議室用マイクを設置して、声が届くようにするなど、やりながら、都度不備を改善していきました。

オンライン理事会のメリットと今後の課題

理事会の参加率は以前から100%近くあったため、オンライン理事会導入後も、参加率に変化なく理事会が進められています。しかし、リアルでもオンラインでもどちらでも参加できるという選択肢は、コロナ禍にあって、理事の皆さんやご家族を安心させたに違いありません。

・メリットは、場所を選ばず参加できること

石川理事長

お盆にも理事会を予定していたのですが、たとえばお盆で帰省するとしても、環境さえ整っていれば場所を選ばずに理事会に参加できる手段があるというのは、大きなメリットです。

牧野副理事長

小さいお子さんがいる家庭だと、子どもを見守りながらオンラインで理事会に参加できるのはプラスの効果ではないかと思っています。。子どもが割り込んできた映像により会議の場が和むこともありました。(笑)。

管理組合が使用しているグループウェア「Mcloud」のサンプル画面。共有カレンダーに「ビデオ会議」を登録するだけで、Zoomのオンライン会議開催が簡単に設定・通知できます。

野邨副理事長

もともと管理組合で活用していたグループウェア「Mcloud」のカレンダーに、Zoomと連携した機能が追加されました。カレンダーからZoom会議が設定登録できて、個別に理事会開催を連絡する必要もなくなって便利になりました。

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Mcloud※外部サイト

・デメリットは、議論に入りづらいこと

野邨副理事長

ハイブリッド型オンライン理事会は、リアルに対面している理事同士で議論が先に進んでしまいがちなので、オンライン参加者の方が議論に入りづらいというのが課題でしょうか。

岡上副理事長

私は、理事の中で最年長の66歳なのですが、年配の方が理事になって参加したとき、オンライン参加だと発言しにくいという問題が出てくるかもしれません。

・物理的な参加のしやすさも検討すべき?

野邨副理事長

今後の課題は、新しく理事になった方がスマホでしか参加できない場合です。現状は個人のパソコンやタブレットなどの持ち物に依存しているかたちですから。スマホしか参加手段がない理事には、管理組合からタブレットなりを貸し出しする必要が出てくるかもしれませんよね。

今後の課題は、コロナ禍における理事のコミュニケーション不足

7月に開催された七夕イベントは、短冊飾り付けイベントのみを開催。今後のハロウィン、クリスマスなどの季節のイベントは、人を密集させずに、雰囲気だけでも味わえるようなかたちで開催していきたいと考えているそうです。

石川理事長

うちは、2年任期で半数の理事が交替する制度です。1月から参加した新理事は、直接会って話をしたりイベントを手伝ったりすることがないまま、理事会に参加しています。オンライン理事会だからということではなく、コロナ禍のために管理組合全体のコミュニケーションがうまくできず、意思疎通が難しくなっていないか心配しています。

岡上副理事長

通常は、先輩理事と新理事でイベントを一緒に開催することが引き継ぎになっていました、いまは、本来のイベント自体が開催できないので、将来ベテラン理事さんが抜けて運営していけるのかなという不安がありますね。

今井理事

私は今年から理事に就任したのですが、3年目も残ってくれる理事さんがいるといいなと期待しています(笑)。

牧野副理事長

今年から理事のOBOG会ができたので、その点をカバーするべく、OBOGが知っていることや経験を気軽に提供できる仕組みにしていければいいなと考えています。

オンライン防災訓練もスタート!コロナ禍での管理組合活動

岡上副理事長(写真左)と今井理事(写真右)

今井理事

9月末には、オンライン防災訓練を予定しています。もともと開催する予定だった、防災ワークショップをアレンジして、オンラインワークショップ形式で「コロナ禍での備え」として開催することにしました。最初はとまどいもあるでしょうけど、積極的にオンライン防災訓練を取り入れて、試行錯誤していきたいと考えています。

岡上副理事長

はたして高齢の住民がオンラインで防災訓練に参加してくださるのか?というのが、まだ我々にもつかめていません。防災訓練では、オンライン参加以外に、密にならないかたちで、ロビーでリアル参加できる選択肢も用意しました。

積極的に、ハイブリッド型のオンライン防災会も取り入れていこうと動いているザ・パークハウス横浜新子安ガーデン管理組合の皆さん。これからのマンションの管理組合活動は、オンラインツールを活用しながら、ますます多様に発展していきそうな予感がします。

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2015年竣工。JR新子安駅・京急新子安駅徒歩4分にある、総戸数497戸の大規模マンション。ITツール活用による管理組合運用、共用施設の用途見直し、機械式駐車場の一部平置き化などの改革を経て、第3期以降に管理組合の法人化と自治組織を立ち上げる。地域と連携した防災活動や、マンションコミュニティ活動にも積極的に取り組む。

withコロナの時代が長引きそうな昨今、理事会活動を停滞させないためにも、柔軟な姿勢でオンライン理事会を取り入れていきたいものです。

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2020/10/27