マンションの管理組合業務はもっと効率化できないの?マンション管理支援ツールを使って成功した事例を紹介します

理事会のスケジュール調整や議事録の作成、資料の共有など、管理組合の活動業務は多岐にわたります。この記事では、マンションの管理支援ツールを利用して、業務の効率化を行ったマンション「エム・ブランド越谷GAMO」様の事例を紹介します。管理組合運営の効率化を検討している方は、ぜひご覧ください。

管理組合運営の課題は「理事会参加率の向上」と「理事会業務をしやすい環境づくり」

埼玉県越谷市にある総戸数209戸の大規模マンション「エム・ブランド越谷GAMO」(2008年竣工)。自治会組織は、地域のイベントへ積極的に参加し、活動を行った功績から今年度、越谷市自治会連合会から優良自治会として表彰されました。

「エム・ブランド越谷GAMO」は、管理組合の役員13名と自治会8名の役員で、理事会・自治会を運営しています(管理組合役員かつ自治会役員を兼務している方もいらっしゃいます)。防災や自治会活動が活発で、以前は半日以上の時間をかけて会議を行ったこともあったそうです。

IT担当の西迫さん。マンション管理支援ツール導入のきっかけや効果についてお話を伺いました。

――マンションの管理支援ツールに求めていたことはなんでしょうか?

西迫さん
当マンションの管理組合は2年任期の半数改選制を導入しており、私がまず1年目に副理事長に就任した際は、理事会への出席可否を管理会社の担当者が個別にメールアドレスに確認していました。しかしメールを読まない方も多く、議題によっては主に話の中心となる理事も違うので、出席率にも影響があります。当時の管理組合は自治会を立ち上げたばかりで自治会との連携も多かったですし、個人的には時間も有効に使いたかったので、可能な限り事前に議論する内容を把握しておきたかったんです。
あとは、毎年重要な議題があっても、理事メンバーが変わる総会終了のタイミングでうまく引き継ぎができているとは思えず、悪い意味で管理会社任せになっていました。でも、管理会社に任せっぱなしではまずいと思って、自分たちが主導して引き継ぎや情報の共有がしやすいよう、さまざまな資料をクラウド上にアップロードできるような、便利なサービスを探していました。

「エム・ブランド越谷GAMO」理事会立ち上げ時の悩み
悩み1:理事会メンバーのスケジューリングが大変

マンション共通の悩みですが、理事全員の予定を合わせて理事会を行うのは至難の業。理事の人数が多ければ多いほど、スケジューリングは難しくなっていきます。

悩み2:過去の資料やデータの共有がしにくい

過去に管理組合や自治会が主催したイベントなどの情報は、紙でしか保存されていないことも。データ化して共有・利用できれば、業務の効率化が図れるはずです。

最適なマンション管理支援ツールを探して、Mcloudのマンガを見て「これだ!」と

さまざまな管理組合向けマンション管理支援ツールを探して検討した末に、「Mcloud」と出会いました。

西迫さん
最初は無料のマンション管理支援ツールを使ってみたんですが、インターフェースが見にくかったり、操作性が悪かったりと、あまり使い勝手がよくなかったんですね。ネットでいろいろ探しているうちに「Mcloud(エムクラウド)」が紹介されたマンガを偶然見ることがあって…。解決したかった悩みが描かれていました(笑)。「まさに、これだ!」と(笑)。みんな考えることは一緒なんだと実感できたので、さらにこのツールの導入について検討を進める後押しにもなりましたね。。

マンション管理支援サービス「Mcloud」の機能を、マンガでわかりやすく説明したもの。

マンガでわかる!マンション管理組合支援サービスMcloud(PDFで読む) ※外部サイト

西迫さん
「Mcloud」の導入にあたっては、有料サービスだったので、特に個人情報保護の観点からセキュリティがしっかりしているか、信頼性は高いか、ということについて自分なりに確認しました。また、運営している会社もしっかりチェックしました。

マンション管理組合支援サービスMcloud(エムクラウド)

※外部サイト
マンション向けクラウドサービス「Mcloud」は、マンションの専用WEBサイトとして利用できる、セキュリティの高いクラウドサービス。理事会業務支援、情報共有、共用施設のオンライン予約などに活用できる。

――導入にあたって、理事の皆さんの反応はいかがでしたか?

西迫さん
「Mcloud」の導入を呼びかけた当初は、正直あまりいい反応は得られませんでした。まぁ、皆さん、ツールの内容を説明しても実際使ってみないとイメージが湧かないので、まずは導入した後のメリットを説明していきました。

「情報共有ができるのでスムーズに議案を進められるよ」

「重要な議題の意見集約をクラウドで行えるので効率的ですよ」

「資料がクラウドで共有できるので、探したり共有するのも簡単です」

「次の役員たちへも、自分たちが議論してきた内容をデータとして残すことができるよ」

「議事録なども住民へ共有できるので、理事会の見える化にもつながります」

といった話をしていくうちに、親しいメンバーから賛同してくれて、徐々に理解者が増えていったと思います。

また、すべての住民に関連性がある共用施設の予約が便利になる「共用施設をオンラインで予約できる機能」もアピールして、理解してもらえる工夫をしました。

まず理事会機能から、そして全戸利用へ—段階的導入

「Mcloud」のデータ保存箱の画面。過去のイベントなどの記録が一目瞭然。メンバーなら誰でもアクセスできるので、資料を事前にみておけるのがいいですね

理事会メンバーに導入するメリットを伝えて理解を得た西迫さん。そのおかげで反対意見もなく、まずは理事会機能としての導入が決まったそうです。理事会での利用を行った上で安定的に利用できるツールと判断でき、総会を経て全戸型の導入が正式に決まりました。全戸型を導入するタイミングで、利用する通信機器や会議で使うプロジェクターの導入を理事会における承認のもと推し進め、「Mcloud」を利用するためのインターネット回線などの手配も西迫さんご自身で行われたそうです。

西迫さん
全戸型を導入するタイミングで「Mcloud」の運用については、皆さんと相談しながら、ルールを決めました。理事会や自治会の会議では、プロジェクターに「Mcloud」の画面を映して議題を共有します。
また以前は、会議中に参加者が自分のスマホでネット接続して「Mcloud」を見たりインターネットでの調べ物をしたりしていました。無償で管理組合の理事や自治会役員として活動しているのに、通信費まで負担させるのはどうかと前々から思ってましたので、管理組合として共用施設にインターネット回線を引き、会議で自由にネットが使える環境を整えました。
ネット回線の導入をきっかけに、コンシェルジュと管理人室で2本使っていた電話回線も、インターネットの光電話に変更。電話回線の契約内容を見直し、コスト的に無駄を省く結果にもつながりました。

理事会や自治会では、正面に「Mcloud」の画面をプロジェクタで映して議題を共有して進行します。

「エム・ブランド越谷GAMO」の管理組合や自治会は、30歳代後半から40歳代が中心です。最高齢の理事も60歳前後ということで、ふだんから皆さんもスマホをよく使うため、「Mcloud」の掲示板機能などもごく普通に使われています。
先にも記載の通り「Mcloud」は、当初1年ほどは理事会メンバーで限定して使い、利便性を確認した上で、全戸向けに導入されました。段階的に取り入れていくことは、新しいツールを導入する際の重要なポイントですね。

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2019/10/29