マンション理事会業務は効率化できる!SNSやグループウェアの上手な活用例を紹介

マンション運営管理はグループウェアでミスなく手間なく効率アップ

―LINEでコミュニケーションが取れるようになってきて、初めてグループウェアの入り口に立てる、ということですね?ちなみにLINEにもノート機能やカレンダーはありますが、やはり物足りないのでしょうか?

例えば、以前マンション・ラボで取材されているイニシア千住曙町の管理組合は、ITツールを効果的に使われています。広報のためにSNSも使っていますし、マンション管理専用のグループウェアも活用しています。
このときの導入きっかけは業務の効率化です。導入当時の理事長がとても優秀で、何でも一人でできてしまっていたんですね。ただ、あまりにも一手に引き受けているものだから効率化しないと対応しきれなかったのです。また、一人で情報を抱えていても、メールでは他の理事とスムーズに共有するまでは至りません。そこでいろいろ調べて検討した結果、マンション管理専用のグループウェアを導入することになったのです。

ITツールを効果的に使って、いずれは自宅や会社にいながら理事会に参加、という効率化されたシーンも増えていくかもしれませんね。

500戸以上あるので、総会の出欠や委任状の集計や管理だけでも大変なもので、議決権行使も含めてグループウェアを使っていきました。すると、年2回の総会(通常総会・臨時総会)の集計が格段に楽になったそうです。ユーザーである住民がパソコンやスマホで賛成・反対を入力した瞬間に自動集計された一覧表ができているわけです。それまで出欠票を紙で受け取って一通ずつ賛否確認してデータに打ち込んでいたものが、ミスもなく一瞬でデータ化されるので、劇的な変化だったと。

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―理事長も含めて、理事会全体の負担が軽くなったということでしょうか。

集計の作業量は劇的に減りますよね。さらに管理会社からメールで提供される各種資料をグループウェアへ保管しているので紙も減ったという話です。他に良かった点は、ユーザー権限の使い分けができることです。役員・一般の組合員・管理会社・マンション管理士が閲覧したり使用することができるファイルのセグメント分けができるので、同じグループウェアの中ではありつつも、情報開示の選択ができるのは運営側には使いやすいですね。

―以前マンション・ラボで取材した大阪のジオ千里中央というマンションも500戸を超える大規模マンションで、多彩な共有施設が入った棟が1棟あります。そこでマンション運用管理のグループウェアであるMcloud(外部リンク)と併せて施設管理システムの部屋づけ君(外部リンク)を導入したところ、施設予約が便利になったという話をうかがいました。共有施設の予約がwebでできてキャッシュレスで決済できる。口座引き落しなので、コンシェルジュのフロントに並んで現金を払わなくていいそうです。

それは大きいですね。タワーマンションの最上階の住人がいちいち1階のコンシェルジュまで来て長蛇の列に並ぶというのは、ストレスですよね。システムなら施設管理側も予約のミスもないですし。

Mcloud ※外部サイト
部屋づけ君 ※外部サイト

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マンションの共用施設予約と支払いが簡単に!Webシステム「Mcloud管理+部屋づけ君」を導入したジオ千里中央の成功の秘訣

マンション理事会もクラウド上で!?

―少し先の未来を考えると、マンション居住者もITツールを日常的に使う方々が増えてくると思います。そうなると、現状の理事会運営だと効率が悪いな、と思う部分も増えてくるかも知れません。最近は、在宅ワークとしてオンラインで会議に参加する、といったことも一般的になってきています。マンション理事会にもそういった発想が入ってきそうですね。自分の時間を有効に使いつつ、マンション管理・運営を考えるっていうスタイルにつながるのではないでしょうか。

あるでしょうね。以前、大阪のマンションからの依頼で月1回の理事会へ新幹線を使って出席していましたが、私がどうしても大阪に行けないときに、理事会役員10人と私とがLINEのテレビ電話機能を使って遠隔で会合に加わったことや、理事幹部3名とLINE会議したことがありました。十分に密な内容で議論することができました。遠方の方にはタブレットやプロジェクター・集音マイクやスピーカーなどをプレゼントして遠隔コンサルティングをパッケージにするのもいいですよね。

会社のように、理事会もオンライン上で行えるようになるかもしれませんね。

―オンライン理事会キットみたいなのが準備できるといいですよね。

トラブルが起こったら住民の方にスマホで写真や動画を撮って送ってもらって、現地の業者さんを手配して…できますよね。受け取る側がわかりやすいように写真や動画の撮影ルールを決めておけばいけますよ。これも結局、運用ルールを決めることがポイントかもしれません。


みなさん、いかがでしたか?LINEやグループウェアなどを上手に使えば、工夫次第でマンションの管理運営も効率化できるのだと思いました。ただ、さまざまな方が暮らしているので、理事や住民のみなさんが混乱なく、スムーズに運用できるようにルールを明確にすることがとても重要だと感じました。
「初めての人でも抵抗なく使えること」「何のためにITツールを使うのか」をはっきりとさせたうえで理事会運営に取り入れ、業務の効率化を図っていけるといいですね。

(取材:Loco編集部 衣笠可奈子)

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2019/06/19