マンション理事会を効率化!SNSで手軽にはじめて、グループウェアでさらに便利に

ネット利用に慣れたらグループウェアで、マンションの運営管理の手間をなくし、さらなる効率化

―LINEでコミュニケーションが取れるようになったら、さらなる効率を求めグループウェア導入、ということですね?

以前マンション・ラボで取材されているイニシア千住曙町の管理組合では、ITツールが効果的に活用されています。広報用のSNSや、マンション管理専用のグループウェアなどですね。
導入きっかけは業務の効率化。当時の理事長がとても優秀で、何でも一人でできていたんですが、あまりに一手に引き受けすぎ、効率化しないと対応しきれなくなっていて。
それに、一人で情報を抱えていても、メールでは他の理事とスムーズな共有は難しい。業務負担を軽減するために、いろいろ調べて検討した結果、マンション管理専用のグループウェアを導入することになったんです。

ITツールを効果的に使うことで、手間やミスをなくし時短に。

500戸以上ある大規模マンションなので、総会の出欠や委任状の集計や管理業務だけでも大変な負担。議決権行使も含めてグループウェアを使うことで、年2回の総会(通常総会・臨時総会)の集計が格段に楽になったんです。住民がパソコンやスマホで賛成・反対を入力した瞬間に、自動集計された一覧表が完成。それまで出欠票を紙で受け取って一通ずつ賛否確認してデータに打ち込んでいたものが、ミスもなく一瞬でデータ化されるので、劇的に効率化できました。

▼イニシア千住曙町についてはこちらの記事も併せてご覧ください
イニシア千住曙町に聞く!マンション公式ホームページ&ブログ・SNS運用を成功させる5つのポイント

―理事長も含めて、理事会全体の負担が軽くなったということでしょうか。

集計業務の作業量は大幅に軽減できますよね。管理会社から提供されていた各種資料もグループウェア保管になり、紙も減りました。他に良かった点は、ユーザー権限の使い分けができること。役員・一般の組合員・管理会社・マンション管理士が閲覧・使用できるファイルのセグメント分けができるんです。1つのグループウェアの中で、情報ごとに開示する対象の選択ができるのは運営側には使いやすいですね。

以前マンション・ラボで取材した大阪のジオ千里中央というマンションも500戸を超える大規模マンションです。多彩な共有施設が入った棟が1棟あり、その利用受付のために管理組合支援の専用ツールを導入しました。マンション運用管理のグループウェアであるMcloud(外部リンク)と併せて施設管理システムの部屋づけ君(外部リンク)で、施設予約が便利になったそうです。共有施設の予約はweb上で、キャッシュレスで決済。口座引き落しなので、コンシェルジュのフロントに並んで現金を払わなくていいんです。

それは便利ですね。タワーマンションの最上階の住人が、いちいち1階のコンシェルジュまで来て長蛇の列に並ぶのはストレスになっちゃう。施設管理サービスを利用すれば、住人の手間を減らすとともに、施設管理側の予約もミスなく、効率アップにつながりそうです。

Mcloud ※外部サイト
部屋づけ君 ※外部サイト

▼「部屋づけ君」についてはこちらの記事も併せてご覧ください
マンションのWebシステム導入は「超便利!」を実現するものだった!導入マンションのビフォーアフターとは?
マンションの共用施設予約と支払いが簡単に!Webシステム「Mcloud管理+部屋づけ君」を導入したジオ千里中央の成功の秘訣

管理組合支援サービスはさらに進化。今後、マンション理事会はオンラインで?

―今後はますます、ITツールを日常的に使う方々が増え、現状の理事会運営は効率が悪いな、と思う場面も増えそうです。最近は、在宅ワークやオンライン会議も一般的になっていますし、オンラインマンション理事会も実現できそうですね。自分の時間を有効に使いつつ、マンション管理・運営を考えるスタイルにつながるのではないでしょうか。

以前、大阪のマンションからの依頼で月1回の理事会へ新幹線を使って出席していましたが、私がどうしても行けないことがあり…。理事会役員10人と私とがLINEのテレビ電話機能を使って遠隔で会合に加わったことや、理事幹部3名とLINE会議をしたことがありました。十分に密な内容で議論できたので、マンション理事会のオンライン化もできると思います。遠方のマンションの場合には、タブレットやプロジェクター・集音マイクやスピーカーなどをプレゼントして遠隔コンサルティングをパッケージにするのもいいですよね。

会社のように、マンション理事会の会議もオンライン上で行えるようになるかもしれませんね。

―オンラインマンション理事会キットのようなものがあるといいですね。

マンション内でトラブルが起こったら住民の方にスマホで写真や動画を撮って送ってもらい、現地の業者さんを手配して…ということもできますね。理事や業者など、受け取る側がわかりやすい撮影方法を決めるなど、運用ルールをどうするかがポイントかなと思います。


みなさん、いかがでしたか?LINEなどのSNSやグループウェアを上手に使えば、工夫次第でマンション理事会の運営を効率化できそうです。ただ、さまざまな方が暮らしているので、理事や住民の方が混乱なく誰でもスムーズに運用できることが大切だと感じました。何のためにSNSや管理組合支援ツールを使うのかをはっきりさせた上で理事会運営に取り入れるのが重要ですね。

【今回お話をうかがった方】


深山 州さん
マンション管理士。株式会社メルすみごこち事務所(外部リンク)/株式会社クローバーコミュニティ(外部リンク)・代表。日常の管理組合運営に関する助言や修繕工事のコンサルティングなど、首都圏・近畿圏で常時約50の管理組合と長期コンサルティング契約を行っている。

▼深山さんへの取材記事はこちらも併せてご覧ください
AIでマンション管理はどう変わる!?人気のマンション管理士に聞いてみた!

(取材:Loco編集部 衣笠可奈子)

2019/10/24