マンション騒音問題、相手の心を動かす「促し方」で、苦情の手紙を書く

マンションの上下階・左右の部屋から聞こえてくる騒音が気になる。
あなたは、その苦情をうまく伝える自信はありますか?お互いが感情的にならないように、苦情を手紙で伝えるにはどうしたらいいのでしょうか?
今回は、苦情の手紙の書き方について、マナーと敬語の専門家にお話を伺いました。

マンション住人の約7割が“騒音”を気にしている!

マンション・ラボが実施した騒音アンケートでは、「マンション住人の68.1%が“騒音”を気にしている!」という結果が出ました。特に気になる生活音は、第1位「子どもが走る音」と第2位「子どもの騒ぎ声・泣き声」が、全体の半数以上。マンション住民の多くが生活騒音を気にしているようです。

やっぱり気になるマンション“騒音”調査 ~マンションにおける生活音に関するアンケート~

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とはいえ、生活騒音への苦情を相手に伝えるのは難しいものです。アンケートでは、「子どもの足音や声が気になるが、どの家からの音なのか確信が持てないため、管理会社などに報告しづらい」という回答もありました。書面や口頭で苦情を伝えることが面倒でそのまま放置しているという方も多いのではないでしょうか?

苦情を伝える方法は、分譲マンションの管理形態によって異なります。適切な伝え方は、管理会社または管理組合に苦情を伝えて、該当する住戸または住民全員に呼びかけてもらうという方法が多いようです。

ただ、いきなり苦情の手紙を書いて相手のポストに直接入れるのはNG! その後のトラブルの要因にもなりかねません。第三者を通して、困っている状況を伝えてもらいましょう。
では、どうやって第三者に伝えるのか?手紙の書き方はどうしたらいいでしょうか?

「相手に反省の気持ちを促す」伝え方を、専門家に伝授してもらおう!

今回、苦情の手紙の書き方についてお話を伺ったのは、ビジネスマナー・敬語講師の井上明美さんです。高名な国語学者・故金田一春彦氏の元秘書であり、現在は企業や学校などの敬語の講師を務めるほか、また総合情報サイトAll Aboutで「手紙の書き方ガイド」を務め、情報発信・執筆活動をされています。

総合情報サイトAll About「手紙の書き方ガイド」(外部リンク)

—苦情の手紙を書く上で、一般の方が陥りがちな失敗はありますか?

井上さん「騒音の苦情は、これまで相手の様子を見てきたけれども、我慢の限界になって苦情を申し入れるという経緯が多いかもしれません。それだけに感情的になりがちですが、あまり一方的に相手を責めると、あとで後悔したり、その後の人間関係にしこりを残したりする恐れもあります。マンションという集団生活の場で暮らしているということを配慮して、お互いにしこりを残すことのないように伝える配慮が必要です。
たとえ相手に明らかに非がある場合でも、あまり感情を害するようなきつい言葉は慎むべきでしょう。強調すべき点はあっても、必ずしも強い口調だけが相手に伝わるとは限りませんし、より頑なになり事が進まなくなってしまうこともあります」

NG例。このような苦情の手紙を直接受け取ったら、相手はどう感じるでしょうか? 大切なのは、相手の立場になって考えてみることなのかもしれませんね。

NG例。このような苦情の手紙を直接受け取ったら、相手はどう感じるでしょうか? 大切なのは、相手の立場になって考えてみることなのかもしれませんね。

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2016/10/22