マンションの理事会運営をサポートするツール、その効果や課題に迫る!

みなさんは、マンション向けWebサービスをご存知でしょうか。
理事会開催日の調整や議事録の閲覧、データの保存など、これまで手間のかかっていた理事会の業務をオンライン化することで、負担を軽減して効率化するというサービスです。

また、居住者全体でも利用することが可能で、共用施設の予約やアンケートへの回答などができるとして、利便性が高まるということで期待されています。しかし、マンションよっては、用途が限られているため登録者数や利用者数が伸びないといった課題もあるようです。

今回お話をうかがった方々。写真左上:島崎理事長 左下:嶋田副理事長 右上:荒木 前理事(IT担当) 右下:横坂副理事長

そこで今回は、マンション向けWebサービスとして、つなぐネットコミュニケーションズ社の提供する「Mcloud管理組合支援サービス」を導入し、積極的に利用者増加などの課題解決に努める東京都昭島市の大規模マンション『プレイシア』を訪れ、導入の経緯や現状と課題、今後の期待を含め、実際に運用にかかわった理事様や管理員様にお話をうかがいました。

Mcloud管理組合支援サービスの特長

マンションの理事会運営に特化した、シンプルで使いやすいWebツール。

管理組合の業務を軽減&サポートするために開発されたもの。2011年にリリースされ、使いやすいインターフェースデザイン、きめ細やかな視点で開発されたサービスシステムとして評価され、同年グッドデザイン賞を受賞。現在約150の管理組合で導入されています。
▼詳細はコチラ
Mcloud管理組合支援サービス

-そもそも、なぜこのサービスを導入されたのでしょうか。
2010年に、つなぐネットさんより「Mcloud管理組合支援サービス」のプロトタイプ版の利用についてご提案があり、修繕委員会だけで利用してみようと思ったのがきっかけです。

正直、その当時はどのような機能があって、メリットがあるのかよくわかりませんでした(笑)。その後1年間利用してみて、修繕委員会の際に出欠確認機能を使ってみたり、議事録を保存してみたりと、いろいろ使ってみてある程度利便性を感じたので、2012年上期の正式版リリースのタイミングで、理事会でも使用しはじめました。

そのあと10月には全戸が利用できるようにし、利用登録を促すキャンペーンなどをつなぐネットさんにも手伝っていただきながら、行ってきました。今年11月には、新たに共用部の施設予約機能も追加されたので、現在利用者が増えるよう案内を進めているところです。

管理事務所の様子。現在共用施設機能の利用がはじまったばかり。管理員の方によると、窓口での予約と並行しているため大変な面もあるようですが、メリットも感じてられている様子でした。

-最初に導入した頃は、スムーズに活用できましたか?とまどったこともあったのでは?
それはもう、最初は「なんだ、これ?」という感じでしたよ(笑)。でも導入したのだから、とにかく使ってみようということで、使いながら覚えていった感じでしたね。最初は一部の理事で使いはじめ、徐々に理事会全体で使うようにしていきました。利用するメリットを感じてもらえるように、まずは使ってみることが大切だと思います。

-具体的にメリットを感じるところはどこでしょうか?
まず、理事会などでの文書などの成果物を電子ファイルで残せるのがいいですね。住民の方にも、数年前の過去のものでも、いつでも見たい時に見ていただけますので。

それ以外にも大きなメリットを感じている点としては、理事会運営の手間が省けることですね。たとえば、現在理事会の出欠確認は、すべてこのMcloud管理組合支援サービス上で行うことにしています。PCやスマートフォンを使って簡単に出欠の有無が入力・確認できるので、大変便利です。当初は利用しない理事もいたりはしましたが、今では全員がふつうに使うようになり、結果的にそれまでの理事会日程を決定する煩わしさから解放されたと思います。

また、議事録などは、紙で印刷したものをファイルにまとめて保管するだけでしたが、オンライン化することで、移動中にちょっと見たいな、という時にすぐ確認できるのでとても便利ですね。探す手間も省けるので、想像以上に使えると思います。理事の引き継ぎの際にも、大変便利ですしね。

スマートフォンで議事録の閲覧や理事会への出欠確認ができるのは、忙しい理事の方にとってはとてもうれしいですよね。

-なるほど。他には、どのようなことでMcloud管理組合支援サービスを活用されていますか?
ほかには、掲示板で案内するような内容の告知文書をMcloud管理組合支援サービス上で共有したり、定期的に発行しているマンション内のトピックスを集めた新聞も公開しています。

あとは、夏祭りの写真などを公開したりしていますね。写真は、まだ夏祭りのものだけなので、まだまだ見てくれている住民は少ないですが、中には「マンションの活動がわかっていいね」といってくれる方もいて、そういう声は本当に嬉しいですね。これからもできる限り継続していきたいと思います。
また、これからは、11月からはじまった共用部施設の予約でも活用できるので、利用者が増えるように進めていきたいですね。

-先ほどからお話の中で「利用者の増加」がひとつの課題になっているように思いますが、そのあたりはいかがでしょう?
現状、定期的に利用しているのは理事会メンバーがほとんどですね。住民の方にも、先ほどお話したとおり文書や新聞の閲覧ができたり、共用施設予約ができることをアナウンスしてはいるのですが、利用している人は少ないように思います。Mcloud管理組合支援サービスを使えるように登録してもらうことはある程度できたものの、実際に利用してもらうためには、

・利用するメリットをつくる、伝える
・習慣的に使うような機会を提供する
・高齢の住民の方が、パソコンやスマートフォンなどで使えるようにする
・まだ使っていないアンケートや掲示板の機能などを利用する

といったことが必要だと思いますね。

定期的に発行している新聞なども、PCなどから閲覧することができます。このようなメリットを住民に周知したり、慣れてもらう工夫が必要ですね。

-利用を促すためのアイデアなどはありますか?
たとえば高齢住民の方に対しては、ipadなどのレンタルや操作の講習会とあわせてMcloud管理組合支援サービスの使い方をレクチャーすることで、利用するきっかけづくりをしたいですね。ぜひ、つなぐネットさんにも、そのあたりを協力してもらいたいなと(笑)。

-なるほど。確かに利用しようと思えるわかりやすいメリットや、利用する環境づくりも大切ですよね。最後に、「こんな機能があったら便利」といった希望や、「もっとこうだったらいいのに」といった改善してほしい点などがあれば、具体的に教えていただきたいのですが。
もちろんたくさんあります(笑)。理事会としての立場でいうと、

ファイル容量の増加

竣工図面などの貴重な資料は、紙のままだと場合によっては状態が悪くなってしまいます。また、いざ使おうとしても大きくて扱いにくい。これをデータ化して保存できると本当に便利なのですが、現状容量が10MB以下なのでできないのがつらいところですね。できれば100MBくらいあるとありがたいですね。

総会の出欠・議決機能

現状議決権や委任状は紙のため、理事会が集計作業を行っていますが、これがなかなか大変なんです。この作業に代わる機能があれば、さらに理事会の運営業務の負担につながるので、本当にありがたいです。

住民間のコミュニケーションに活用

住民間のコミュニケーションに活かせる機能があるといいですね。
運用面が問題になるかもしれませんが、住民同士の良い関係づくりに活用できたらいいなと思います。

防災面での活用

例えば、災害が発生した際に、防災センターからMcloud管理組合支援サービスを使って1クリックで防災情報を配信できれば、モバイル端末などでマンションの状況がわかるので、とっても安心で便利だと思います。特に平日の日中、仕事などで外出している住民が多い状況では、自分のマンションがどうなっているのか、家族の無事などがわかったりするだけで安心できますから。

取材当日にはウインターフェスティバルが行われていました。このようなイベントにも、将来Mcloud管理組合支援サービスが活用できるといいですね。

以上のことが改善されると、より理事会の運営が楽になり、Mcloud管理組合支援サービスを利用する価値が高まると思いますよ。
これからも、理事会の運営業務の負担につながる機能はもちろん、マンション住民にとってよりメリットのあるサービスを提供しつづけてほしいですね。

-大変参考になるお話、ありがとうございました。


今回お話をうかがい、マンション向けWebサービスをマンション全体で運用していくことで、大きなメリットをもたらす可能性が十分にあると感じました。そのためには、たとえば以下のとおり少しずつ段階的に活用する範囲や幅を広げていくのが理想的かもしれません。

①理事会などの限られた組織でトライアル的に利用してみる
②これまで通りの運用と、マンション向けwebサービスを使った新しい運用を併用する期間を設ける
③メリットを実感・共有できるようになった時点で、思い切ってwebサービスだけの運用に切り替える
④継続して運用できるようになったら、利用できる範囲を居住者まで広げてみる
⑤居住者に利用してほしい機能やメリットを継続的に伝えていく
⑥時にはサービス提供会社に協力を要請し、説明会などを行いながら、利用を促していく

継続して使い続けることで、理事会運営の負担を軽減することができるほか、マンション全体で利用するようになれば、たとえばコミュニティづくりや災害時の情報共有手段として活用する、といったさまざまなメリットも出てくることでしょう。

運用側と提供側が連携をとりながら、マンションWebサービスを有効に活用し、より快適なマンションライフが送れるよう、期待が膨らみます。

管理組合支援サービス『Mcloud』(外部サイト)

2014/03/06

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