マンション管理はもっと効率化できる!施設予約や支払管理、情報発信が可能なWebシステム「Mcloud」のすごさとは!?

管理組合と管理会社の業務軽減・時短化を実現するMcloud

マンションの管理業務は、共用施設の予約・決済・支払から鍵の受け渡し、定期的な点検や清掃作業の事前通知やお知らせなど、煩雑な作業が多いものです。また、これら管理業務を監督・チェックする理事の方々の手間も増えます。

管理組合様、管理会社様双方の業務を合理化して時短につなげるのが、Webシステム「Mcloud」です。

Mcloud(エムクラウド)管理 (外部サイト)
マンション内へお知らせの配信、共用施設の予約管理など、マンション管理組合様の運営に特化したグループウェア。

では具体的に、どんな管理業務を改善していくのかご紹介しましょう。

施設予約の管理業務が煩雑になりがち!

共用施設の予約は、管理員やコンシェルジュが窓口や電話で受け付けるものがほとんど。オンラインで自分で予約できるようになれば、ぐんと使い勝手が良くなります。

来客用駐車場やゲストルームなどの共用施設は、繁忙期に予約が集中して混乱したりすることも多々あります。また、共用施設の予定を掌握している管理員さんやコンシェルジュに問い合わせないと予定がわからず、居住者様にとっては不便この上なかった共用施設の予約も、「Mcloud」ならばいつでもカレンダーで使用状況を確認した上で、自分で申し込みができます。管理会社様や管理組合様にとっては負担軽減につながりますし、居住者様にとってはサービスの利便性が高まります。

【Mcloud TIPS】

「Mcloud」で管理していれば、共用施設の予約の入れ間違いなどの事故も回避しやすくなります。また、さまざまな使用細則にも柔軟に対応できます。

繁忙期は共用施設の予約が殺到して大変!

毎日の業務に加えて、年末年始やお盆などの予約が集中する時期には、管理員さんやコンシェルジュは大忙し。

「Mcloud」は、マンション毎に定められている先着順・承認制・抽選式などの施設予約の受付方式に対応できます。居住者様もオンラインで自分の都合の良い時間に申し込みができるので、いちいち受付へ行く手間も省けます。

【Mcloud TIPS】

あるマンションでは、繁忙期には共用施設の予約のためにコンシェルジュカウンターに居住者が列を作っていたことがあるそうです。「Mcloud」導入後は、行列もなくなり、コンシェルジュさんの仕事が軽減。居住様のご相談や困りごとにていねいに対応できる時間が増えて、サービスの質が高まったというお話を伺いました。

支払をキャッシュレス化!現金管理をなくして煩雑な確認作業をスムーズに

マンション向け決済システム「部屋づけ君」は、「Mcloud」の共用施設の予約管理機能と連動して、予約申し込みから支払までの一連の手続きが居住者自身でできるようになります。

共用施設の予約確認から支払までの一連の業務は、一番時間がかかる作業でもあります。マンション向け決済システム「部屋づけ君」を導入することで、支払は毎月の管理費かなどから合算されてまとめて口座引き落としが可能です。

【Mcloud TIPS】

共用施設の利用料を現金で管理していると、毎月理事様が確認しなければいけない伝票の数も膨大なものとなってきます。また、現場での現金紛失事故が起こるリスクも避けたいものです。マンションのキャッシュレス化の推進は、居住者様にとっても管理組合様や管理会社様にとってもメリットがあります。

ペーパーレス化や管理会社からの情報発信もカンタンに!

季節イベントや管理会社からのお知らせも、写真付きで「Mcloud」上で手軽に投稿・編集できます。

管理会社様からの定期的なお知らせは、「Mcloud」に投稿すれば、居住者様はいつでもどこでも閲覧ができます。一度読んだチラシがゴミになることもなく、ペーパーレス化が推進できるというメリットも!

また、居住者様の負担にならないかたちで、管理会社様からの新サービスの提案やご連絡も行えます。管理会社様による「Mcloud」からの情報発信が頻繁になったことで、マンション居住者様と管理会社様の交流が盛んになった事例もあります。

【Mcloud TIPS】

複数の棟構成のマンション様では、各棟のエントランスにお知らせやチラシを一括掲示し、全戸分の配付を止めてペーパーレス化を推進し、コスト削減に結びつけられました。
また、マンションの屋上や地下の免震装置といった、ふだん入れない場所のご説明とご案内をイベント化することで、マンション内の施設への関心を高め、居住者様との交流に役立てている管理会社様もあります。「Mcloud」は、ご利用様のアイデア次第でさまざな活用ができます。

管理業務を合理化すれば、管理組合様も管理会社様も時短や業務軽減につながります。マンションの管理業務のムダをなくすWebシステム「Mcloud」は、これからのマンション管理を変革していくツールとして皆様をサポートしてくれそうです。

マンションの共用施設予約と支払いが簡単に!Webシステム「Mcloud管理+部屋づけ君」を導入したジオ千里中央の成功の秘訣
導入前の課題、印刷コスト・情報発信・キャッシュレス・予約対応を解決したマンション管理組合様の事例です。

2018/06/18

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