マンションの管理組合業務を軽減!施設予約の管理や情報発信がカンタンにできる、Webシステム「Mcloud(エムクラウド)」の秘密に迫る!

マンションの管理組合の理事の仕事は、Webシステムを導入すると格段に便利&時短になります。これまでアナログで行ってきた管理組合業務を見直し、デジタルで管理するだけで、煩雑な理事の仕事やスケジュール調整がスッキリ!
今回は、マンション管理組合様の運営に特化したグループウェア「Mcloud」から、理事さん向けの便利機能をピックアップしてご紹介します。

理事になったらまずやるべきなのは、Webシステムの導入かも!?

理事は輪番制、理事長はクジ引きで決定というのが、一般的なマンション管理組合のやり方かもしれません。

ビジネスでは時短や合理化が進んでいるのに、マンションの管理組合の業務に関しては、なぜかまだ合理化が進んでいないように感じます。

たとえば
□管理組合の過去の議事録は、紙のファイルでどっさり
□しかも古い資料はどこにあるのかわからないことも!
□1年毎に理事が交代するため、前理事が使っていたファイルのテンプレートが使えない
□毎月の理事会のスケジュール調整が大変
□議題が事前に共有されておらず、その場で考えるために毎回時間が延長する
□意見調整が大変、理事会が脱線しがち

こうした山積みの問題も、どうせ輪番制で1〜2年で終わるんだからと考えるのではなく、これからも長く付き合っていくことになる自分達のマンションのために、「業務改善」を考えていくのが、長い目で見て誰にとっても良いことなのではないでしょうか?

そこで役立つのが、Webシステム「Mcloud」です。

Mcloud(エムクラウド)管理 (外部サイト)
マンション内へお知らせの配信、共用施設の予約管理など、マンション管理組合様の運営に特化したグループウェア。

以下、管理組合にWebシステム「Mcloud」を導入したら、改善できることをご紹介してまいります。

便利機能①理事会の出欠確認や日程調整もカンタン

Mcloudの出欠機能を使って、オンラインでみんなの都合のいい予定を入力するだけ。回答から、開催日が自動的にわかります。

一番困るのが理事会の日程調整。大規模マンションだと理事の人数も多く、働き盛りの30〜40代は休日も平日も予定があって、スケジュールの調整は大変です。
かといって、プライベートで使うLINEやSNS、携帯メールで連絡をいちいち取り合うのも面倒なもの。Webベースでスケジュール調整できるため、調整作業の時短につながります。

【Mcloud TIPS】

理事会メンバー同士の連絡に、個人のメアドやSNSでつながるのはチョットためらわれるという声を、よくお伺いします。Mcloudなら必要以上に個人情報を明かさなくても円滑なコミュニケーションがとれます。また、ご自分のPCやスマホからいつでもどこからでもWebにログインして内容を確認できますので、ログインするデバイスにこだわる必要もありません。

便利機能②グルーピングで理事会メンバー限定の掲示板を作る

「Mcloud」の「グループ」に「公開範囲」を設定。理事や管理会社さんなど、特定メンバーだけで公開できる掲示板が作れます。

特定のメンバーにだけ公開される掲示板を作れば、スケジュールの都合がつかずに理事会に参加できない理事さんとも、そこで連絡や情報を共有することができます。また、ちょっとした議題は、掲示板でのやりとりで済むこともあります。

【Mcloud TIPS】

グループメンバーを限定した掲示板は、理事会だけでなく、管理組合の中にあるいくつかのグループ毎にでも開設できます。掲示板機能をうまく活用すれば、管理組合の活動がすべてMcloudに集約できます。

便利機能③見積書など大事な書類は、添付ファイルで限定グループで共有!

掲示板には、ファイルのアップロードができます。理事会の議事録をメンバーで内部確認したり、業者の見積書などの重要な書類を共有しながら意見を交わすことができます。

メンバー限定の掲示板には、添付ファイルも共有できます。「あの見積書はどこへ入れたかな?」ということもなく即座に共有できます。掲示板では、投稿時間を気にしないで、自分の都合でいつでも投稿できるのも、忙しい人にはメリットです。

【Mcloud TIPS】

理事の皆様から「休日の理事会がどんどん時間延長するのだけは避けたい」という声をよく伺います。理事会を効率的に時短化するためにも、事前に重要な書類やデータを掲示板で共有。皆が先に目を通しておけば、スムーズに議題が進みます。

便利機能④理事会議事録や竣工図面、大切なデータはアーカイブ保存

「Mcloud」の「データ保存箱」に、理事会資料をデータベース化。紙の資料はスキャンしてクラウドに保存しましょう。

膨大な資料をデータ化すると、誰もが検索や閲覧がカンタンにできるというメリットがあります。データ毎に公開範囲の設定もできるため、「データ保存箱」はマンション全体のアーカイブとして利用いただけます。また、理事の誰かのパソコンに重要なデータが入ったままという、引き継ぎの煩雑さからも解放されます。

【Mcloud TIPS】

過去の紙資料を、スキャンして一箇所にまとめたいというご要望もよく伺います。築年数と共に紙の資料は膨大になっていきます。大切な竣工図面も、紙のままで劣化してしまったり紛失してしまったりしたということもよくあります。デジタル保存は、これからのマンション管理組合の命題かもしれません。

今回ご紹介したのは、「Mcloud」の便利な機能の一部です。Webシステムは、小規模マンションから大規模マンションまで、規模を問わずに管理組合の業務を手助けしてくれるもの。管理組合活動の業務改善にぜひご検討ください。

マンションの防災力を高める!ザ・パークハウス横浜新子安ガーデンから、ITツールの活用方法を学ぶ
議事録や理事会資料を集約できるMcloudのデータ保存箱の活用で、情報共有がスムーズになったマンションの事例もご参考にしてください。

2018/06/05

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