共用施設の予約システムが終了…窮地から新システムへの切り替えを成功させた大規模マンションのここを見習いたい!

今回は、それまで共用施設予約で使用していたシステムから、新たなWebシステムへの切り替えに成功された大規模マンションの管理組合様にお話を伺いしました。

契約していた共用施設の予約・開錠サービスの提供が終了し、新たに切り替えを検討

東京都荒川区にある東京フロンティアシティ パーク&パークス(総戸数635戸)の管理組合副理事長 板橋 光一様(写真向かって右)とIT担当理事の高羽 真二様(写真左)にお話を伺いました。

——今回新たに共用施設の予約システムを入れ替えたきっかけは、マンション竣工当時から使っていた共用施設の予約機能や開錠システムが、提供会社の都合でサービス終了になったためと伺いました。これは大きな問題ですね。

副理事長 板橋様
そうです。マンションには、ゲストルーム、キッチンスタジオ、多目的ルーム、託児施設、サウンドルーム、シアタールーム、洗車場、カフェなどの共用施設があります。これらの施設予約とICカードによる開錠システムから、宅配ロッカーの開錠までが、2016年中にはサービス提供がすべて終了して使えなくなるということでした。
共用施設は使用頻度が多く稼働率も高い。マンション生活に欠かせない宅配ロッカーが使えなくなるというのも大きな痛手でした。できる限り混乱が起こることなく、スムーズな移行が必要とされました。

東京フロンティアシティ パーク&パークス様の問題
非接触媒体(ICカード) 2017年3月末にサービス終了
共用施設予約 2017年3月末にサービス終了
エントランス/共用施設の開錠 2017年3月末にサービス終了
宅配ロッカー開錠 2017年3月末にサービス終了

代替えサービス決定の鍵は、既存設備を流用した導入コスト

管理組合様は、早速管理会社様経由で代替えサービスの提供会社を探します。その結果、2社コンペ形式で検討することになりました。

【今回導入されたWebシステム】

「Mcloud(エムクラウド)管理組合支援サービス」(外部サイト)
マンション内へお知らせの配信、共用施設の予約管理など、マンション管理組合様の運営に特化したグループウェア。
今回は、「Mcloud管理」の共用施設予約機能とノンタッチキーシステムで、予約データを連携。予約者の鍵で、予約時間帯だけ、共用施設の鍵を開錠できるようにしました。

マンションに導入されていた専用ホームページサービス提供会社の「Mcloud管理組合支援サービス(以降「Mcloud管理」)」とノンタッチキーシステムを連携させれば、すでにマンションに導入済みの設備が流用でき、
・移行費用が安価に済む
・移行がスムーズにできる
・共用施設予約機能を搭載した新サービス「Mcloud管理」に置き換えできる
というメリットが多かったため、「Mcloud管理」導入が決定しました。

IT担当理事 高羽様
竣工から10年経ったらICカードや施錠システムは耐用限度となる予定でしたので、切り替えを想定してその分の修繕予算は積み立ててあったのが幸いでした。ただ、こうしたシステムの耐用年数を知らず、マンションに入っているシステムはずっと使えるものだと思っている方もいます。

板橋様
居住者も不安や心配があったと思います。新システム導入にあたっては、近くの小学校で全体説明会を実施し、質問や意見を受け付けながら情報の共有に努めました。

見習いたいPOINT
①既存設備を流用できるシステムの採用で、コストを削減
②既存システムの耐用年数を把握し、切り替え用の修繕予算を積み立ててあった
③居住者への説明会の実施と丁寧な情報共有

「Mcloud管理」×ノンタッチキーシステム導入後の3つのメリット

「Mcloud管理」の施設予約画面(サンプル)

新しく導入した「Mcloud管理」の共用施設予約機能と、鍵メーカーが提供するノンタッチキーシステムを連携させることで、以前のシステムのすべてをカバー。結果的に、以下の3つのメリットがありました。

①ノンタッチキーシステム導入で、鍵1本でOK!

これまでは鍵とICカードの2つを携帯していましたが、現在使っている鍵にノンタッチヘッドを差し込ませることで、鍵を1本化。玄関の施開錠・エントランスの開錠・宅配ボックスの開錠・予約した共用施設の開錠のすべてが、鍵1本でできるようになりました。

オートロックのエントランスも、ノンタッチキー1本で開錠できるように。

板橋様
鍵をかざすだけでエントランスに入れますし、お子さんの幼稚園や保育園の送り迎えで出入りが多い女性の方は、鍵の一元化で便利になったようです。

②「Mcloud管理」の共用施設予約機能と、予約した共用施設の開錠を連携

↓予約時間にノンタッチキーをかざす

予約した居住者様のノンタッチキーで、予約時間だけ自動的に開錠。これは前サービスの機能にもありましたが、これまではICカードで開錠していたものが、居住者様のノンタッチキー1本で開錠できるようになりました。

③共用施設の予約機能が向上

共用施設予約業務を担うコンシェルジュの津田様にお話を伺いました。

コンシェルジュ 津田様
共用施設の予約機能は、ぐんと使いやすくなりましたね。数多くある共用施設の予約状況を一覧で閲覧できるなど、画面操作が見やすくなりました。マンション内の登録サークルの皆様は、3ヶ月先まで優先的にスタジオを予約できるのですが、スタジオのスケジュール確認もしやすいです。
小さなことかもしれませんが、以前のシステムではキャンセルした予約が一覧に残っていてわかりにくかったのですが、キャンセルした予約はきちんと消去されて表示できるなど、使い勝手がよくなって効率が上がりました。居住者様を必要以上にお待たせすることもなく、作業時間の短縮につながりました。

サービスの切り替えは、混乱なくスムーズな移行の実現が重要課題

——共用施設の予約と鍵システムは、マンションで生活する上で根幹的なサービスの一つです。今回の切り替えは、いかがでしたか?

板橋様
とにかく以前のシステムのすべてをカバーできることが最重要課題でした。その次に導入コストが決め手です。今回は、他社ならば新たに設備を入れる費用がかかるところ、既存システムを流用できたのはコスト減で大きいですね。
また、逆に新サービスが大きく変わって使いにくくなったら、使う立場の居住者が困ります。予約機能が向上したなどのメリットもありますが、「いままでと同じことが混乱なくできて、スムーズに移行できた」という点では、切り替えは大成功だったと言えますね。

高羽様
それと、市場で数を持っている信頼できる大手の会社のクラウドサービスということも、導入決定の要因ですね。単体でソフトを導入すると、どうしてもPCのOSのバージョンアップに左右されやすいしセキュリティ管理も問題となります。

以前のサービスは、防災センターなどの管理側が、古いWINDOWSのマシンで操作しなければ運用できなかったというのも不安要素でした。
大手の会社のクラウドサービスであれば、多くのマンション共有の課題や意見を吸い上げて、今後もサービスがどんどん改善されていくでしょう。その将来性と信用に期待する部分もありますね。

「Mcloud管理」のお知らせ画面。登録したお知らせをデジタルサイネージ用のモニター画面に表示することも可能です。

——今後マンションで活用していきたい機能などはありますか?

板橋様
「今後は、紙の議事録を廃止してホームページで公開していこう」など、すでに次の理事達が検討を始めているようです。管理組合は1年毎の輪番制ですが、過去3年間の理事経験者をアドバイザーとして理事会活動に対し様々な提言をする体制にして、今後の課題の申し送りをするようにしています。今日も、不要自転車の回収日なのでエレベーターの中にチラシを貼りだして告知していたところです。

高羽様
知り合いのマンションのエレベーターの中にデジタルサイネージが入っているのを見たことがあります。以前うちのマンションに入っていた「コミュニケーションボード」は使えないものだったので2年位で廃棄したという経緯がありますが、「Mcloud管理」はデジタルサイネージ機能と連動できるそうなので、今度そのような使い方も期待できますね。


東京フロンティアシティ パーク&パークス様の共用施設の予約システム切り替えは、無事に完了しました。今まで使っていたシステムが使えなくなるという問題には、スムーズな移行こそが大切です。板橋様の「新システムに移行して、何も問題が起こらなかったことこそが重要だった」という言葉にその大変さを痛感しました。

今回お話を伺ったマンション

東京フロンティアシティ パーク&パークス様
ゲストルーム、キッチンスタジオ、多目的ルーム、託児施設、サウンドルーム、シアタールーム、洗車場、カフェなどの多彩な共用施設を備えた大規模マンション。
所在地:東京都荒川区/竣工:2007年/階 数:地上20階建て/総戸数:635戸

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2017/11/20

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