マンションの共用施設予約と支払いが簡単に!Webシステム「Mcloud管理+部屋づけ君」を導入したジオ千里中央の成功の秘訣

6.導入後は、キャッシュレスとスムーズな管理業務で居住者の利便性が向上

——サービスを導入したことで便利になったことは何でしょうか?

堀口理事長様
暗証番号を登録していただければ、PC・タブレット・スマートフォンから、24時間好きなときに、共用施設の空き状況の確認と申し込みが可能となりました。

また、利用料の支払いは管理費と合わせて口座引き落としで処理できるようになりました。自分で24時間自由に申し込めるというのは、地味だけど確実に便利になった点だと思います。

コンシェルジュ様にもお話を伺いました。

——コンシェルジュカウンターでの窓口業務はどのように改善されましたか?

コンシェルジュ様
これまではカウンターのみで共用施設のご利用を受けていましたので、年末年始やお盆時期には、どうしても数人ほど行列してお待ちいただくことがあり、心苦しく思っておりました。導入後は、お申し込みのために行列していただくこともなくなってホッとしております。

現在は、登録の操作に不慣れな方のために、カウンターのデバイスでお申し込みの対応をしております。

——他にも業務で役立ったことはありますか?

コンシェルジュ様
「駐車場のクルマのランプが付けっぱなしです」と連絡を受けた際にも、すぐMcloud管理を操作して、クルマのオーナー様の部屋番号を確認してご連絡しました。こうした対応も、Mcloud管理が導入されてから非常にスピーディになりました。

⇒成功POINT すべては居住者の利便性向上のために

キャッシュレス化や空き状況の確認や申し込みが24時間OKになったことは、結局居住者様の生活利便性の向上につながります。また共用施設の予約業務が軽減されたことで、管理会社様やコンシェルジュ様は、他の業務がきめ細かく丁寧に出来るようになったようです。これも相乗効果ですね。

7.「部屋づけ君」がきっかけで登録率7割の情報基盤が完成!コスト削減&「見える化」へ

Mcloud管理のカレンダー機能で、共用施設の空き状況がひと目でわかります。

——管理組合様からの情報発信はいかがですか?

堀口理事長様
うちのマンションでは、子育て・英語・コーラス・書・絵画・ヨガなどのサークル活動が非常に活発です。「Mcloud管理」のカレンダーを見ると、共用施設でどんなサークル活動がいつ行われているかがひと目でわかるようになりました。

管理組合では「顔の見えるサークル活動」を推奨していて、必ず主催者の名前と部屋番号を記載していただいています。カレンダーの詳細をクリックすると、主催者の名前と活動詳細や写真が掲載できるのも、わかりやすくて良い点ですね。

将来的に約2,000人の居住者が全戸登録したら、共用棟の施設予約の交通整理も必要になってくるはずです。空き状況がカレンダーで一目瞭然なのも、サークル担当者にとっては予定を組みやすいでしょうね。

「Mcloud管理」から「理事会だより」がいつでも閲覧できます。

——紙の「理事会だより」は、いまもコンシェルジュカウンターの横にも置いてありますね?

堀口理事長様
「Mcloud管理」導入後は、段階を経て、「理事会だより」などの配布物のペーパーレス化を図ってきました。「理事会だより」は、最初は紙での配付と「Mcloud管理」での告知を同時に行っていましたが、今年の7月には紙の全戸配付を止めて、各棟のエントランスホールのラックにバックナンバーも含めて常時設置するかたちに変更しました。「Mcloud管理」の登録率が7割まで進んでいますが、やはり紙の配布をすべて止めてしまうということはできません。とはいえ、コスト削減も実現したい。いろいろと考えた結果、各棟のラックに常時設置することにしました。それでも「理事会だより」の全戸配付に年間何十万円もかかっていた印刷費がかなり軽減できました。

8.さらに防災機能の追加装備で100%登録を目指す

「Mcloud管理」の防災機能サンプルイメージ。

——今後期待していることや、目指していることはありますか?

堀口理事長様
未登録の残り世帯の皆さんに、どうやって登録いただくかを検討しています。未登録のシニア世代には、お子さんやお孫さんの協力、ネットを使いこなすシニア理事の応援もいただきながら、未登録世帯の本登録を推進していきたいと思っています。

それから現在検討しているのは、「Mcloud管理」の防災機能です。災害時の安否確認や集計、災害情報の一斉配信などの防災機能が装備されたら、未登録者の気持ちの後押しにもなるはずですし、防災面での機能装備は我々居住者にとっても必ず役立ちますからね。

——
今回のジオ千里中央様の導入後の改善点を以下にまとめてみました。

■サービス導入後の5つのメリット

1)ネット予約で24時間申し込みOK
2)部屋づけ払いでお財布いらず!
3)カレンダーでマンション内イベントやサークル活動が一目瞭然
4)インナー広報で、マンション内コミュニティ活動の見える化
5)配布物のペーパーレス化が実現!

⇒成功POINT 「部屋づけ君」を目玉にした段階的導入で、Webからの情報発信基盤を確立

ジオ千里中央様のITツール導入成功の要因は、

①全体説明会での情報共有と段階的な導入方式で居住者様の混乱を最小限に収めたこと
②ITオンリーではなく、一部紙のお知らせを残し、コンシェルジュでの対面操作も可能として、幅を持たせたこと
③現金払いから部屋づけ払いに一気にシフトし、登録しないと来客用駐車場が使えなくなるため、「部屋づけ君」が目玉となって登録者数が増加したこと

の3つだといえます。登録者数が増えたことにより、Webからの情報発信の基盤が確立されました。


今後のジオ千里中央様は「Mcloud管理」からの情報発信で、マンションコミュニティがさらに活性化するに違いありません。また、将来は防災機能の追加により、安全・安心な防災への取り組みが向上することでしょう。

Webシステムの導入は、マンションライフをより豊かに便利にしてくれます。皆さんのマンションでの導入効果についてもぜひ教えてください。

Mcloud(エムクラウド)管理 (外部サイト)
マンション内へお知らせの配信、共用施設の予約管理など、マンション管理組合様の運営に特化したグループウェア。
部屋づけ君 (外部サイト)
マンションの共用施設の使用料を、管理費などと一緒に口座引き落としするためのツケ払い用管理台帳システム。
今回お話を伺ったマンション

ジオ千里中央
大阪「千里中央」駅から徒歩15分にある大規模マンション。敷地面積約24,000㎡、総戸数514戸、住居棟8棟・共用棟1棟。共用棟には、キッズルーム、コミュニティホール、ライブラリー、スタジオルーム、ラウンジ、コンシェルジュ・カウンターなどがある。

2017/10/26

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