マンションの共用施設予約と支払いが簡単に!Webシステム「Mcloud管理+部屋づけ君」を導入したジオ千里中央の成功の秘訣

前回に引き続き、マンション管理業務にWebシステム「Mcloud管理組合支援サービス(以後、Mcloud 管理)+部屋づけ君」サービスを導入したジオ千里中央様にお話を伺いました。

今回は、管理組合理事長様と管理会社様に、導入から約10ヵ月で「Mcloud管理」7割・「部屋づけ君」9割もの登録数を達成できたのはなぜか?業務改善がスムーズに進んだ要因は?など、気になる点や導入成功の秘訣について詳しく伺っています。

1.導入前の課題は、印刷コスト・情報発信・キャッシュレス・予約対応

2015年に竣工したジオ千里中央(514戸・住民棟8棟)は、既存マンションに「Mcloud管理+部屋づけ君」を導入しています。

「Mcloud管理+部屋づけ君」サービス導入前のジオ千里中央様は、どのような課題を抱えていたのでしょうか?

お話を整理すると、管理組合様・管理会社様にとっての課題は以下の5点でした。

■サービス導入前に管理組合様・管理会社様が抱えていた課題

1)共用施設の予約対応をスムーズに改善したい
コンシェルジュカウンターに業務が集中しているため、時には居住者様をお待たせすることもありました。居住者様の利便性を高め、よりスムーズに業務を改善したいと考えていました。

2)利用料のキャッシュレス化を推進したい
お預かりする現金管理については慎重に対応しなければなりません。このことがスピーディなサービス提供を妨げているのではないかと、現場では感じていました。

3)サークルのイベントや共用施設のスケジュールを共有したい
どんなサークルがどんなイベントを行っていているのか、共用施設のスケジュールをひと目でわかるように共有できればさらに活動の活性化が図れます。

4)Webを活用した情報発信の難しさ
Webを活用した情報発信を検討していましたが、ホームページを設けたとしても、なかなか見てもらえず形骸化していくのではないか?という危惧がありました。

5)配布物の作業と費用面でのコスト減
紙の配布物による情報発信は、文書作成・印刷・各戸への投函などの作業と費用両面で負担でした。これは、大規模マンション様に共通した課題と言えます。

この課題を解決するために、管理組合様と管理会社様とで、どのようにサービスを選び、導入されたのでしょうか。

2. 導入のきっかけは、情報発信と施設予約をITツールで行えるようにしたかったから

ジオ千里中央の理事長 堀口良一様と管理会社ご担当者様にお話を伺いました。

——Webシステムを導入しようとしたきっかけは何でしょうか?

堀口理事長様
管理組合は、「理事会だより」、サークル活動告知、定期点検のお知らせなど、多様な情報を居住者に頻繁に配付する必要がありますので、情報発信が簡単にできるWebシステムを探していました。ただ、マンションの専用Webサイトを普通に作って一方的に情報発信しても、居住者が見てくれなければ意味がないという危惧もありました。

管理会社様
そこで情報発信だけのWebシステムではなく、「共用施設の予約」機能とセットになっている方が良いのではないかと考えました。居住者様がマンション専用Webサイトにアクセスする動機が増えますから。情報発信と予約機能、両方の機能を兼ね備えた良いツールがないかと探していたところでした。

3.「Mcloud管理」+「部屋づけ君」で一石二鳥!?

クラウド上で管理するスマートキャッシュレジスター「部屋づけ君」のサンプル画面。

——Webシステムを探しているときにタイミングよく、つなぐネットからクラウドサービスの「Mcloud管理」と「部屋づけ君」の提案があったのですね?

管理会社様
そうです。我々管理会社としても、居住者様の利便性を高めるために現場でのキャッシュレスを実現しなければならないという課題を抱えており、「部屋づけ君」を導入することによって、コンシェルジュ・デスクでのスムーズな窓口対応が実現できるというのは大変魅力でした。

加えて「Mcloud管理」とセットで利用することで、管理組合様が求めていたWebからの「多様な情報発信」機能を持てることと、共用施設のオンライン予約とお支払いの「オンライン部屋づけ」が可能だと聞き、まさに一石二鳥のサービスではないかと思いました。

——現場でキャッシュレス化が求められていた背景は何でしょう?

管理会社様
ジオ千里中央様には、来客用駐車場、洗車スペース、コミュニティホール1・2、パーティルーム、スタジオルーム、ゲストルームなどの多彩な共用施設があります。これら共用施設の予約状況の空き確認・お申し込み・現金でのお支払いは、コンシェルジュカウンターに一極集中していました。

そのため、空き状況確認やお申し込みが殺到するお盆や年末年始などの繁忙期には行列ができることもあり、居住者様にはご不便をおかけしていました。

また、共用施設の利用に関しては、毎年100枚綴りの伝票が何十冊と上がってきて、理事様が会計業務の監査を行うのも大変な作業となっていました。

4.導入の決め手は「部屋づけ君」!導入後は100%キャッシュレス化が実現

コンシェルジュカウンターに置かれた「部屋づけ君」の案内プレート。

——当初2社のサービスを比較検討されていたそうですが、「Mcloud管理」に決定した決め手は何でしたか?

管理会社様
管理組合業務と居住者への情報提供や施設予約・空き情報を確認するWebサービスはありましたが、連動して共用施設などの利用料を「部屋づけ」払いでキャッシュレス処理が出来るサービスは、「Mcloud管理」しかありませんでした。これが決め手でした。

導入後段階的に切り替えていきましたが、現在は現金での支払いが完全になくなり、100%部屋づけ支払いにシフトできました。

——Webシステムの導入にあたって、居住者の方々の反応はいかがでしたか?

管理会社様
ITに対して、少なからず抵抗感を感じる高齢者の方も確かにいらっしゃいました。

しかし最近の高齢者の皆様は、タブレットで孫の写真を見せ合ったり、旅行プランの検索をしたりしておられます。「それと同じ位に便利になりますよ」というお話をして、ご理解をいただくように努めました。理事長様も労を惜しまずご協力くださって、「Mcloud管理」と「部屋づけ君」の登録手続きをサポートする説明会を3回ほど開催して丁寧に説明を積み重ねました。初回の居住者向けの全体説明会には参加者が100名以上もあり、皆様の関心の高さを感じました。

⇒成功POINT 「高齢者には無理」という思い込みを捨てる!

管理会社ご担当者様からは、「理事様や管理会社の意識から、高齢者だからITツールが活用出来ないという思い込みを捨てた方がいいと思います」というアドバイスをいただきました。確かに私達は、高齢者にはWebシステムは無理かもしれないと勝手に思い込みがちです。でも実は、高齢者の居住者様ほど、Webシステムがマンションライフを便利にしてくれるはずなのです。

5.「Mcloud管理」7割!「部屋づけ君」9割!高い登録率の秘訣は?

——導入直後の登録率は、いかがでしたか?

堀口理事長様
説明の甲斐があってか、初回に午前・午後行った全体説明会直後の登録件数は514戸中172戸という好反応でした。初回の午前の部の説明会では、会場に収まらないほどの居住者が来場されて手応えを感じました。その後も、着実に登録件数は伸びています。

・Mcloud管理 本登録者数   369戸 約72%
・部屋づけ君  暗証番号登録者数 453戸 約88%(2017年9月21日現在の登録件数)※「Mcloud管理」は、コンシェルジュカウンターで暗証番号を登録した後、居住者様のパソコン、スマートフォン、タブレットなどから本登録を行います。

——登録数が大変好調ですが、何かコツはありますか?

堀口理事長様
やはり丁寧に説明を積み重ねることでしょうね。

また、会計処理が混乱するという理由により、現金払いから部屋づけ払いに一気にシフトしたのですが、対象施設は段階的に増やしていきました。それが良かったのではないでしょうか。2016年11月に居住者向け全体説明会を行い、まずは来客用駐車場だけで、12月利用分に関しては現金払い、1月利用分からは「部屋づけ」のみという形でスタートさせました。

その後、4月からその他の共用施設の利用料も「部屋づけ」のみにシフトし、7月からはコピー機の使用料も「部屋づけ」払いの対象として、全面キャッシュレス化に移行できました。

何でもそうですが、新しいことは一気呵成に進めるのではなく、段階的に進めていくことで抵抗なく皆さんに受け容れていただけるのではないでしょうか。

⇒成功POINT 部屋づけ支払いへのシフトと、対象施設の段階的導入が登録者数増加に!

現金払いからスパッと部屋づけ払いにシフトしましたが、対象施設に関しては居住者様の反応を見ながら段階的に増やしていきました。Webシステムに登録をしないと来客用駐車場が使えなくなるということが、多くの居住者様を全体説明会に動員した結果に結びつきました。

説明会終了後も、コンシェルジュカウンターで登録を受け付け、対象施設の段階導入によって居住者様の抵抗感をなくす努力もされてきました。管理組合様と管理会社様のしっかりした協力のもとで段階的導入を推進されたのもポイントですね。

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2017/10/26

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