マンションのWebシステム導入は「超便利!」を実現するものだった!導入マンションのビフォーアフターとは?

マンションの共用施設の空室確認や予約・支払いが、もっと効率よく便利になればいいのに、とお考えの居住者様や管理組合様は多いはず。

今回は、Webシステムを導入して効率化を実現した大規模マンションの事例をご紹介します。

マンションの共用施設の予約&支払いって、もっとラクにならないの?

マンションのゲストルームなどの共用施設の利用には、以下のような不満の声をよく聞きます。

【居住者様の声】

□共用施設の空室確認や支払は、24時間自分の都合がいいときにしたい
□共用施設の利用料の支払を、窓口に現金で持参しないといけないのが面倒

【管理組合様の声】

□共用施設利用関連の伝票が多くて、会計監査が大変

確かに24時間コンシェルジュや管理員さんがいるマンション以外は、仕事の合間に電話で確認したりして共用施設の空き状況確認や申し込みって大変ですよね。

そこで、これら課題をWebシステムで解決した大阪の大規模マンション、ジオ千里中央様にお話を伺いました。

Webシステムを利用することで、共用施設の利用が便利になった!

ジオ千里中央様は、大阪・千里ニュータウンに2015年にできた大規模マンションです。約24,000㎡の敷地に、住宅棟8棟(総戸数514戸)、コンシェルジュ・カウンターやゲストルームなどの多彩な共用施設が入った共用棟1棟が配置されています。

理事長の堀口良一様と管理会社様に、導入のきっかけやその後の効果についてお話を伺いました。

——Webシステム導入のきっかけは何だったのでしょうか?

堀口理事長
マンションには来客用駐車場やゲストルーム・パーティルームの共用棟など、多彩な共用施設があり、9つあるサークル活動も活発です。いまはまだ大丈夫ですが、2,000人ほどいる居住者がもっと共用施設を使うようになると、さらに交通整理が必要になってくると思います。

これまで予約状況の空き確認・申し込み・現金での支払は、コンシェルジュ・カウンターに一極集中していました。管理組合向けITツールによって、共用施設のWeb申し込み、利用料のキャッシュレス化、情報共有の問題を解決できると管理会社から聞き、導入を検討することになりました。

今回導入されたWebシステムは、「Mcloud」+「部屋づけ君」という管理組合支援サービスです。

Mcloud(エムクラウド)管理 (外部サイト)
マンション内へお知らせの配信、共用施設の予約管理など、マンション管理組合様の運営に特化したグループウェア。
部屋づけ君 (外部サイト)
マンションの共用施設の使用料を、管理費などと一緒に口座引き落としするためのツケ払い用管理台帳システム。

——管理会社様にお伺いいたしますが、他サービスもある中でこちらに決めた理由は何でしたか?

管理会社様
管理組合の業務と居住者への情報提供や施設予約・空き情報を確認するWebサービスはありますが、共用施設などの利用料を「部屋づけ」払いでキャッシュレス処理が出来るサービスは、「Mcloud」しかありませんでした。これが決め手でした。

それまで共用施設の利用に関しては毎年100枚綴りの伝票が何十冊とご提出して、理事が会計業務の監査を行うのも大変なお手数をおかけしていましたが、会計業務もスムーズになると考えました。

Webシステムを使ってみて分かった、5つの便利ポイント!

サービス導入後の居住者様や管理組合様がメリットだと感じたポイントを以下にまとめました。

(1)ネット予約で24時間申し込みOK

堀口理事長
PC・タブレット・スマートフォンから、24時間好きなときに、共用施設の空き状況の確認と申し込みが可能となりました。コンシェルジュのいる共用棟から遠い棟の居住者や、共働きで平日日中が忙しい居住者にとっては、ネット予約で格段に使い勝手が良くなったでしょうね。自分で好きなときに申し込めるというのは、地味だけど確実に便利になった点だと思います。

(2)ホテルライクな部屋づけ支払いでお財布いらず!

共用施設の利用料はホテルのように部屋づけ払い。お財布フリーなマンションに!

堀口理事長
さらに、登録すれば施設利用料やコピー機の支払いに至るまで部屋づけ払いで処理し、管理費と合わせて口座引き落としにできます。マンションに関することには、お財布を持ってくる必要がなくなりました。

(3)カレンダーでマンション内イベントやサークル活動が一目瞭然

共用棟のコーナーでは、居住者による「うちわDE書道」という特別展示が行われていました。

堀口理事長
うちのマンションでは、子育て・英語・コーラス・書・絵画・ヨガなどのサークル活動が非常に活発です。Mcloudのカレンダーを見ると、共用施設でどんなサークル活動やイベントがいつ行われているかが一目でわかるようになりました。カレンダーの詳細をクリックすると、主催者の名前と活動詳細や写真が掲載できるのも、わかりやすくて良い点ですね。

(4)インナー広報で、マンション内コミュニティ活動の見える化

Mcloudのカレンダー機能。個々のイベントをクリックすると詳細が閲覧出来ます。

堀口理事長
カレンダー機能によって理事会が行われている日時が全居住者にひと目でわかるようになりました。「お、理事会やっとるな」と皆に思ってもらうことが大切ですしね(笑)。サークル活動もそうですが、マンション内の活動が「見える化」したことで、インナー広報的な役割も担っている気がします。また、忙しい理事の予定をとりまとめて、理事会日程を決めるのにも便利です。

(5)配布物のペーパーレス化が実現!

Mcloudで閲覧できる「理事会だより」と、各棟に設置されている紙の「理事会だより」

堀口理事長
導入後は段階を経て、「理事会だより」などの配布物のペーパーレス化を図ってきました。最初は紙配付とMcloud配信を同時に行っていましたが、今年の7月には紙の全戸配付を止めて、各棟のエントランスホールのラックにバックナンバーも含めて常時設置するかたちに変更し、印刷コストの削減になりました。

丁寧な説明会の積み重ねと段階的導入で、住民の利用者数がなんと約9割!

——高齢者の方々は、Webシステムの導入への抵抗感がありませんでしたか?

堀口理事長
ITに対して抵抗感を感じる高齢者の方も確かにいらっしゃいます。しかし最近は、タブレットで孫の写真を見せ合ったり旅行の検索をしたりして使いこなしている方も多い。慣れれば絶対便利になるはずだと信じていました。

管理会社様
事前に登録手続きをサポートする全体説明会を3回ほど開催し、理事長様にもご協力をいただいて、丁寧に説明を積み重ねました。初回の居住者向けの全体説明会は午前と午後の2回実施。午前の部は会場に収まらないほどの居住者様においでいただきました。
現在の登録者数は、「Mcloud」72%、「部屋づけ君」88%(2017年11月現在)と、「部屋づけ君」は約9割もの居住者様にご登録いただいております。

集中時期の共用施設申し込み行列が激減、管理業務がきめ細かに!

明るい笑顔のコンシェルジュ様にお話を伺いました。

コンシェルジュ様
「これまではカウンターのみで共用施設の利用を受付していましたので、年末年始やお盆時期には、どうしても数人行列してお待ちいただくことが多くて心苦しく思っていました。導入後は、お申し込みのための行列もなくなりホッとしております。現在は、登録の操作に不慣れな方のために、カウンターのタブレット端末でお申し込みの対応をしています」

取材当日も30代位の女性の居住者様がカウンターにいらして、洗車スペースの申し込みをコンシェルジュさんに依頼されていました。お話を伺うと「端末の操作が苦手なもので(笑)」とのこと。年代関係なく端末の操作が苦手な方には、コンシェルジュで対応できれば居住者の皆さんが便利さを共有できます。こういうきめ細かな配慮は、外せないポイントですね。

高齢者だからWebシステムが活用出来ないという思い込みを捨てる!

管理会社様からは、「理事様や管理会社の意識から、高齢者だからWebシステムが活用出来ないという思い込みを捨てた方がいい」というアドバイスをいただきました。

確かに私達は、高齢者にはWebシステムは無理かもしれないと思い込みがちです。でも実は高齢者の居住者様ほど、Webシステムが生活を便利にしてくれるはず。管理組合様も居住者様も便利でハッピーになる、これからのWebシステムはそんなポジティブな意識で導入を検討していくのが良さそうです。

全戸登録と「教養」を育むマンションづくりを目指して

共用棟を活用して、多様な世代が「教養」を育むマンションにしていきたいという堀口理事長。

——今後期待していること、目指していることはありますか?

堀口理事長
ジオ千里中央は、子育て世代を中心に多様な世代が住んでいます。せっかくある共用棟やこの場を活用して、文字通り居住者みんなが「教養」を育むマンションになってほしいと願っています。ITツールは、そのために役立つツールです。

今後は未登録の残り世帯の皆さんに、どうやって登録いただくかが課題ですね。未登録のシニア世代には、ネットを使いこなすシニア理事の応援をいただこうと考えています。

また追加検討をしているのは、「Mcloud」の防災機能です。災害時の安否確認や集計、災害情報の一斉配信などの防災機能が装備されたら、未登録者の気持ちの後押しにもなるといいですね。


ジオ千里中央様は、これからますますアクティブにWebシステムを使いこなしていく予感がします。全居住者様の登録達成が楽しみですね。

導入に関する詳細は、次回の記事でさらに詳しく解説しますのでご覧ください。
マンションの共用施設予約と支払いが簡単に!Webシステム「Mcloud管理+部屋づけ君」を導入したジオ千里中央の成功の秘訣

今回お話を伺ったマンション

ジオ千里中央
大阪「千里中央」駅から徒歩15分にある大規模マンション。敷地面積約24,000㎡、総戸数514戸、住居棟8棟・共用棟1棟。共用棟には、キッズルーム、コミュニティホール、ライブラリー、スタジオルーム、ラウンジ、コンシェルジュ・カウンターなどがある。

2017/10/24

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